Переведення паперових трудових книжок в електронний формат: роз’яснення Пенсійного фонду України

Що таке електронна трудова книжка

Електронна трудова книжка — це цифровий аналог паперової трудової книжки, який зберігається у реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Вона містить усю інформацію про трудовий шлях особи та використовується для підтвердження страхового стажу і призначення пенсій.

До якої дати потрібно перевести трудові книжки в електронний формат

Перехід на електронні трудові книжки має бути завершений до 10 червня 2026 року. Це п’ятирічний перехідний період, визначений Законом України від 05.02.2021 №1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі».

Для чого це потрібно

• Захист даних: оцифрування гарантує збереження інформації про стаж, навіть якщо паперовий документ буде втрачено або пошкоджено.
• Спрощення процедур: автоматичне нарахування пенсій без подання додаткових документів.
• Уникнення втрати стажу: електронний реєстр допоможе уникнути проблем із підтвердженням трудового стажу у майбутньому.
• Прозорість і доступність: кожен працівник може перевіряти свій стаж в особистому кабінеті на вебпорталі ПФУ.
• Оптимізація документообігу: після оцифрування паперова книжка повертається працівникові, і роботодавець не зобов’язаний її зберігати.

Що робити з паперовою трудовою книжкою після оцифрування

Після внесення відомостей до електронної системи Пенсійний фонд повертає паперову трудову книжку працівникові через роботодавця під підпис. Працівник може звірити відомості в електронній системі з паперовим документом і звернутись до ПФУ у разі неточностей.

На вимогу працівника роботодавець і надалі може вносити записи до паперової трудової книжки про прийняття, переведення, звільнення чи заохочення.

Що буде, якщо трудову книжку не оцифрують до 10 червня 2026 року

Якщо до цієї дати трудова книжка не буде переведена в електронну форму, при призначенні пенсії використовуватимуться дані з паперової трудової книжки, яку надає заявник. Однак працівникам рекомендується оцифрувати дані завчасно, щоб уникнути можливих затримок або неточностей при розрахунку страхового стажу.

Які дані можна вносити в електронну трудову книжку

До електронної трудової книжки вносяться всі дані, що підтверджують страховий стаж — не лише з паперової книжки, а й з інших документів:

• трудові договори;
• військовий квиток;
• диплом або свідоцтво про освіту;
• свідоцтво про народження дитини (для жінок);
• довідки про підтвердження трудового стажу тощо.

Хто і як може внести дані до електронної трудової книжки

Дані можуть подавати як працівник, так і роботодавець:

• Працівник — через вебпортал електронних послуг ПФУ або особисто у сервісному центрі фонду;
• Роботодавець — через електронний кабінет страхувальника, створюючи відповідний запис.

Відомості подаються з накладанням кваліфікованого електронного підпису відповідно до Порядку подання відомостей про трудову діяльність, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1 (зі змінами).

Як перевірити, чи трудова книжка вже оцифрована

Інформація про відцифровану трудову книжку доступна на вебпорталі електронних послуг ПФУ у розділі «Електронна трудова книжка / Дані ЕТК / Відцифрована ЕТК» в особистому кабінеті застрахованої особи.

За матеріалами Головного управління Пенсійного фонду України в Хмельницькій області