Неповний робочий час: пам’ятка для кадровика

Що таке неповний робочий час?

Робочий час працівника може бути:

• — нормальної тривалості (ст. 50 КЗпП);
• — скороченим (ст. 51 КЗпП);
• — неповним (ст. 56 КЗпП).

Неповний робочий час відрізняється від робочого часу нормальної чи скороченої тривалості тим, що працівник, якому його встановлено, працює меншу кількість годин на тиждень і отримує зарплату пропорційно до виконаної норми праці. Тобто зменшення робочого часу призводить до зменшення зарплати працівника.

Неповний робочий час можна запроваджувати в таких варіантах (див. ст. 56 КЗпП):

• неповний робочий день, коли зменшують тривалість щоденної роботи;
• неповний робочий тиждень, при якому зменшують кількість робочих днів на тиждень за нормальної тривалості щоденної роботи;
• поєднання неповного робочого дня та неповного робочого тижня.

Наприклад, на підприємстві 5-денний робочий тиждень і 8-годинний робочий день. Одному з працівників установлюють неповний робочий час:

варіант 1 — зменшуючи тривалість щоденної роботи до 4 годин. Це неповний робочий день;

варіант 2 — зменшуючи кількість робочих днів до 3 на тиждень за нормальної тривалості щоденної роботи 8 годин. Це неповний робочий тиждень;

варіант 3 — зменшуючи кількість робочих днів на тиждень до 1 та тривалість щоденної роботи до 2 годин. Це поєднання неповного робочого дня та неповного робочого тижня.

Зверніть увагу —

режим неповного робочого часу може бути запроваджено як загалом на підприємстві, так і в окремих його підрозділах або для окремих працівників

При цьому не має значення, за основним місцем роботи вони працевлаштовані чи за сумісництвом.

Неповний робочий час може бути встановлений безпосередньо при прийнятті на роботу або згодом, на визначений строк або безстроково.

Порядок установлення та документальне оформлення неповного робочого часу залежить від того, хто був його ініціатором — працівник чи роботодавець.

Якщо ініціатор — працівник

За загальним правилом, неповний робочий час установлюють за угодою сторін (ст. 56 КЗпП). Відбувається це так.

Заява. Про бажання працювати неповний робочий час працівник інформує роботодавця відповідною заявою. У ній серед іншого зазначає бажані:

• варіант неповного робочого часу — неповний день або тиждень чи їх поєднання;
• тривалість робочого дня та/або кількість робочих днів на тиждень або кількість робочих годин на тиждень (якщо робота за графіком змінності);
• період, на який установлюється неповний робочий час, якщо працівник хоче працювати в такому режимі лише певний період.

Приклади оформлення заяви ви знайдете тут і тут.

Наказ. Якщо роботодавець погоджується встановити працівнику неповний робочий час, то на підставі отриманої заяви видає відповідний наказ. У такому наказі слід продублювати інформацію із заяви працівника щодо погодженого режиму роботи, а також визначити порядок оплати праці.

Приклади оформлення наказу про прийняття на роботу на умовах неповного робочого часу ви знайдете тут, а про встановлення неповного робочого часу тут.

Якщо ж роботодавець проти встановлення неповного робочого часу, то він може відмовити працівнику. Це допустимо за умови, що працівник не належить до пільгової категорії. Річ у тому, що

КЗпП установлює категорії працівників, на прохання яких роботодавець зобов’язаний запровадити роботу на умовах неповного робочого часу

До них належать:

• вагітні жінки (див. ст. 56 КЗпП);
• жінки, які мають дитину віком до 14 років або дитину з інвалідністю, в тому числі таку, що перебуває під її опікою (див. ст. 56 КЗпП);
• жінки, які здійснюють догляд за хворим членом сім’ї відповідно до медичного висновку (див. ст. 56 КЗпП);
• особи з інвалідністю (див. ст. 172 КЗпП);
• батьки, які виховують дітей без матері (в тому числі в разі тривалого перебування матері в лікувальному закладі), а також опікуни (піклувальники), один із прийомних батьків, один з батьків-вихователів, які мають дітей віком до 14 років або дитину з інвалідністю (див. ст. 186¹ КЗпП).

Скасування. Якщо неповний робочий час був установлений на певний строк, то після його завершення працівник автоматично повертається до звичного режиму роботи.

Якщо ж неповний робочий час був установлений безстроково, а працівник бажає працювати повний робочий час, то він подає заяву про скасування неповного робочого часу (приклад тут).

Далі на підставі такої заяви роботодавець приймає рішення, скасовувати неповний робочий час чи ні. Якщо рішення — скасувати, то видається відповідний наказ.

Якщо ініціатор — роботодавець

Установлення неповного робочого часу з ініціативи роботодавця — це більш складна процедура. Вона відбувається через зміну істотних умов праці.

При цьому треба пам’ятати, що змінювати істотні умови праці можна лише за наявності змін в організації виробництва та праці (див. ст. 32 КЗпП).

Пропонуємо такий алгоритм дій.

Крок 1. Видайте наказ про заходи щодо встановлення неповного робочого часу у зв’язку зі змінами в організації виробництва та праці, погоджений з виборним органом первинної профспілкової організації, що діє на підприємстві (приклад див. тут).

Крок 2. Повідомте працівників про майбутні зміни, наприклад, вручивши під підпис повідомлення про зміну істотних умов праці (приклад повідомлення наведений тут).

Цікавий момент. За нормами ст. 32 КЗпП про зміну істотних умов праці треба повідомляти працівників не пізніше ніж за 2 місяці. Проте

у період дії воєнного стану повідомлення працівників про зміну істотних умов праці здійснюється не пізніше як до їх запровадження

Це прямо зазначено в ч. 2 ст. 3 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ (далі — Закон № 2136). Тобто дотримуватися 2-місячного строку попередження наразі не обов’язково.

Але будьте уважні, якщо у вашому колективному договорі зафіксована вимога про 2-місячне попередження про зміну істотних умов праці. Річ у тому, що починаючи з 13 вересня 2025 року зупинення дії положень колдоговору, які регулюють відносини, визначені Законом № 2136, можливе виключно за згодою сторін такого договору.

У будь-якому разі, якщо працівник відмовляється отримувати повідомлення про майбутні зміни істотних умов праці чи ставити на ньому підпис, складіть відповідний акт (приклад акта тут).

Крок 3. Внесіть зміни до нормативних актів підприємства, що регулюють питання тривалості робочого часу (за потреби).

Крок 4. Перед початком роботи в нових умовах праці зберіть заяви працівників про згоду або про відмову працювати в нових умовах (приклад знайдете тут).

Крок 5. Напередодні встановлення неповного робочого часу видайте накази:

• про встановлення неповного робочого часу працівникам, які погодилися на роботу в нових умовах, із чітким визначенням годин та днів роботи, а також періоду, на який він установлюється. Ознайомити працівників з наказом слід під підпис;
• про припинення трудових договорів на підставі п. 6 ч. 1 ст. 36 КЗпП з тими працівниками, які відмовилися продовжувати роботу в нових умовах праці. Із наказом ознайомте працівників під підпис. Приклад такого наказу наведено тут.

Увага! Працівникам, які звільняються за п. 6 ч. 1 ст. 36 КЗпП , виплачують вихідну допомогу в розмірі не менше середнього місячного заробітку (див. ст. 44 КЗпП).

Щорічна основна відпустка

Право на відпустку. Незалежно від того, хто був ініціатором установлення неповного робочого часу, робота в таких умовах не тягне за собою жодних обмежень трудових прав працівників (див. ч. 3 ст. 56 КЗпП). Тому

працюючи неповний робочий день та/або неповний робочий тиждень, працівник має право на щорічну основну відпустку повної тривалості

На це звертає увагу й Мінекономіки в листі від 05.01.2021 № 4709-06/235-07.

Відпускний стаж. Період роботи на умовах неповного робочого часу протягом робочого року, за який надається відпустка, зараховується до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку (див. ч. 1 ст. 9 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР). Тож тут також без особливостей.

Табель, чисельність працівників та інвалідний норматив

Табель. Для позначення годин роботи працівників з неповним робочим часом застосовують код «РС» (цифровий код — «02»).

При цьому у випадку, коли неповний робочий час установлено з ініціативи роботодавця, невідпрацьовані дні / години через такий режим роботи позначають кодом «НД» (цифровий код — «20»).

Чи є окремий код для позначення невідпрацьованих годин / днів у випадку, коли неповний робочий час запроваджено за згодою сторін? Наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489 він не визначений. За потреби можете його запровадити самостійно.

Чисельність працівників. Для обчислення показників кількості працівників використовують Інструкцію зі статистики кількості працівників, затверджену наказом Держкомстату від 28.09.2005 № 286 (далі — Інструкція № 286).

Так, для розрахунку облікової кількості штатних працівників та середньооблікової кількості штатних працівників (СКШП) тих працівників, які працюють на умовах неповного робочого часу за основним місцем роботи, враховують як цілі одиниці, так само як і працівників з повною зайнятістю (див. п.п. 2.4.3 та п.п. 3.2.2 Інструкції № 286).

Інвалідний норматив. Наразі розмір нормативу робочих місць для працевлаштування осіб з інвалідністю становить 4 % СКШП облікового складу за рік, а якщо кількість працюючих від 8 до 25 осіб — 1 робоче місце (див. ст. 19 Закону України «Про основи соціальної захищеності осіб з інвалідністю в Україні» від 21.03.91 № 875-XII).

При цьому

для розрахунку інвалідного нормативу включаються особи з інвалідністю, які працюють за основним місцем роботи, в тому числі й на умовах неповного робочого часу

Зауважте, що з 1 січня 2026 року норматив робочих місць для працевлаштування осіб з інвалідністю буде визначатися за новими правилами. Зокрема, у виконання нормативу можна буде зарахувати лише основних працівників з інвалідністю, розмір оплати праці яких перевищує мінзарплату в розрахунку за повністю відпрацьований календарний місяць. Про зміни в цьому питанні дізнавайтеся зі статті «Працевлаштування осіб з інвалідністю: чекаємо на зміни» // «Податки & бухоблік», 2025, № 21.

Висновки

• Неповний робочий час можна встановити в таких варіантах: неповний робочий день, неповний робочий тиждень та їх поєднання.
• Зазвичай неповний робочий час установлюється за угодою сторін за принципом: заява працівника — наказ роботодавця.
• Роботодавець з власної ініціативи може встановити працівнику неповний робочий час через зміну істотних умов праці за наявності змін в організації виробництва та праці.
• Робота працівників на умовах неповного робочого часу не тягне за собою скорочення тривалості щорічної основної відпустки та не впливає на відпускний стаж.
• У 2025 році у виконання нормативу працевлаштування осіб з інвалідністю враховуємо працівників з інвалідністю, які працевлаштовані за основним місцем роботи на умовах неповного робочого часу, як цілі одиниці.