Графік відпусток на 2026 рік: зразок, правила складання та строки затвердження
Про складання графіка відпусток і вимоги
Складання графіку відпусток передбачено:
- ст. 10 Закону України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки), норми якої визначають, що черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводиться до відома всіх працівників.
- ст. 79 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП) фактично повторює Закон про відпустки: «черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються роботодавцем за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником), і доводиться до відома всіх працівників».
До графіку відпусток вносять дати надання щорічних відпусток. Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і власником або уповноваженим ним органом, який зобов'язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну. Інші види відпусток вказуються опціонально за бажанням роботодавця (всі види оплачуваних і обов’язкових відпусток, на які мають право працівники), але відпустки, надання яких неможливо спланувати (наприклад, навчальні), до графіка не вносяться.
Графік відпусток складають усі роботодавці без винятку незалежно від кількості найманих працівників (лист Мінсоцполітики від 29.07.2015 № 191/10/136-15).
ФОП, який має найманих працівників, також повинен мати графік відпусток.
При врахуванні строків складання графіку відпусток як правило керуються Типовими правилами внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджених постановою Держкомітету СРСР з праці та соціальних питань від 20.07.1984 №213 (далі – Правила). З урахуванням п.20 цих Правил, графік складають не пізніше 5 січня нового календарного року.
Тож, зважаючи на це, можна сказати, що той роботодавець, який до початку нового року не встиг скласти новий графік відпусток ще не запізнився і у нього є певний час. Але процедура складання – це певний «шлях», що завершується затвердженням, який пройти за короткий час можна і не встигнути! Тому принцип «давай вже після нового року» застосовувати тут не варто!
Чи можна взагалі обійтися без графіку відпусток? Відповідно до листа Мінсоцполітики вiд 29.07.2015 № 191/10/136-15 відсутність графіка відпусток може бути розцінена як «порушення інших вимог законодавства про працю, крім передбачених абзацами другим - дев’ятим» частини 2 ст. 265 КЗпП, із накладанням штрафу «у розмірі мінімальної заробітної плати за кожне таке порушення».
Про відповідальність під час воєнного стану
Але про особливості додержанням законодавства про працю під час дії воєнного стану слід сказати трохи більше.
Так, відповідно до ст. 16. Закону України від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон №2136) у період дії воєнного стану центральний орган виконавчої влади, що реалізує державну політику з питань нагляду та контролю за додержанням законодавства про працю, та його територіальні органи можуть здійснювати за заявою працівника або профспілки позапланові заходи державного нагляду (контролю) за додержанням законодавства про працю юридичними особами незалежно від форми власності, виду діяльності, господарювання та фізичними особами, які використовують найману працю, в частині додержання вимог цього Закону.
Водночас! Позапланові заходи державного нагляду (контролю) здійснюються з урахуванням особливостей, визначених Законом № 2136:
- за наявності підстав, визначених абзацами п’ятим, восьмим, дев’ятим, десятим частини першої ст. 6 Закону України "Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності";
- за зверненням Київської міської військової адміністрації або обласної військової адміністрації;
- у зв’язку з невиконанням суб’єктом господарювання приписів про усунення порушень вимог законодавства, виданих після 1 травня 2022 року.
І – про штрафи. У період дії воєнного стану у разі виконання в повному обсязі та у встановлений строк приписів про усунення порушень, виявлених під час здійснення позапланових заходів державного нагляду (контролю), штрафи, передбачені ст. 265 КЗпП, не застосовуються.
Про складання графіка відпусток і практику
Збір інформації про відпустки. Основною метою складання графіка відпусток, про яку ми маємо пам’ятати, є забезпечення інтересів підприємства, установи чи організації та інтересів працівників, їх права на відпочинок. Тож, на цьому етапі працівники вибирають бажану дату відпустки у 2026 році та погоджують її із безпосереднім керівником або керівником структурного підрозділу.
Законодавство не встановлює чітких вимог до процедури збору інформації про бажані для працівників дати відпусток! Тож на практиці її можна зібрати усно, письмово, за допомогою електронних засобів комунікації.
Збираючи інформацію, слід враховувати:
- щорічні відпустки надаються всім працівникам, як тим, що працюють за основним місцем роботи, так і сумісникам, працівникам з якими укладено строковий трудовий договір. Не збирають інформацію з працівників, з якими укладено договір цивільно-правового характеру, бо вони не перебувають у трудових відносинах;
- окремі категорії працівників мають право на використання щорічних відпусток у зручний для них час;
- окремим працівникам щорічна відпустка повної тривалості може надаватись і до настання 6-місячного терміну роботи;
- у працівників можуть бути не тільки щорічні відпустки за поточний робочий рік, а й накопичені відпустки за минулі робочі роки;
- щорічні відпустки надаються також надаються директору та його заступникам!
Зібравши інформацію про використання щорічних відпусток у 2026 році, особа, уповноважена на складання графіку відпусток, переходить до його складання.
Поки працівники надають інформацію, кадрова служба проводить аудит невикористаних відпусток працівників на кінець року, а також - зводить підсумовану кількість днів невикористаних відпусток по кожному працівнику станом на 01.01.2026 р.
Форма графіку відпусток. Затвердженої законодавством чи підзаконними актами форми графіка відпусток немає. Тож на практиці скласти його можна у довільній формі (лист Мінсоцполітики від 29.07.2015 №191/10/136-15). Але, графік відпусток – це локальний акт підприємства, який належить до організаційно-розпорядчої документації (класифікатор управлінської документації НК 010:2021). Відповідно, при розробці графіка, слід дотримуватись вимог ДСТУ 4163:2020, який поширюється на організаційно-розпорядчу документацію.
З практичної точки зору можна скористатися бланком графіка відпусток, запропонованим у цій статті. Наведемо зразок його заповнення:
Наповнюваність графіку відпусток. Основні пункти графіку відпусток:
1. Прізвище, ім’я, по батькові працівника.
2. Найменування структурного підрозділу (сектору, відділу, служби тощо).
3. Посада (внутрішніх сумісників, на практиці, відображають в графіку відпусток окремо за основним місцем роботи та окремо за сумісництвом, а працівників, з якими укладено договір цивільно-правового характеру до графіка не включають).
4. Вид відпустки.
5. Період, за який надається відпустка (робочий рік, якщо це щорічні відпустки або календарний, якщо - інші відпустки);
6. Місяць початку відпустки або конкретні дати початку і закінчення відпустки (не обов'язково зазначати конкретні дати відпустки, якщо працівник ще не визначився – зазначається лише місяць, в якому планується відпустка).
7. Тривалість відпустки в календарних днях.
Також за бажанням можуть додані й інші графи, наприклад, можна додати «Примітку» (на випадок перенесення відпустки чи для іншого випадку).
Графік підписується відповідальною особою, як правило, це начальник або працівник відділу кадрів (служби персоналу).
Погодження, затвердження, ознайомлення. Нагадаємо, що ст. КЗпП та Закон про відпустки передбачає обов’язок погодження графіка відпусток із профспілкою, затвердження роботодавцем та ознайомлення з ним працівників.
Отже складений графік відпусток має бути погоджений з первинною профспілковою організацією (профспілковим представником). Бажано таке погодження зробити документальним способом через листування і фіксацію відповідних документів в системі документального обліку (див. Додаток 2 до цієї статті). Якщо профспілки немає, графік відпусток слід погодити з особою, уповноваженою трудовим колективом захищати права працівників.
Практика підказує такі способи затвердження графіка відпусток.
- як окремий документ з грифом кервівника «ЗАТВЕРДЖЕНО» і у нього має бути номер, дата і всі необхідні реквізити;
- окремим наказом, додатком до якого буде сам графік (див. Додаток 3 до цієї статті).
Законодавчо визначеної форми такого ознайомлення працівників з графіком відпусток немає. Це можна зробити як усно так і письмово.
На практиці використовують декілька способів, наприклад: листом з графіком відпусток, через копію наказу з графіком відпусток і окремим аркушем-відомістю, на якому працівники будуть проставляти свої підписи та дату ознайомлення. Ще один варіант - через окрему графу в самому графіку відпусток, в якій працівники проставляють свої підписи про ознайомлення.
Внесення змін до графіку відпусток. Документальне внесення змін буде залежати від способу його затвердження:
- якщо сам графік затверджений як документ, то відповідно зміни будуть вноситися за такою ж самою формою і в такому самому порядку, як затверджувався графік (у змін теж має бути дата і номер);
- якщо графік затверджений окремим наказом, а сам є додатком, то всі зміни до графіка відпусток вносять також наказами (можливо наказами з додатками).
Водночас може бути випадок, коли попри всі зміни працівнику потрібно буде потрібна відпустка поза графіком, то така відпустка може бути надана за відповідною заявою (див. Додаток 4 до цієї статті).
І ще один момент. Зверніть увагу, що факт ознайомлення працівника з графіком відпусток не є повідомленням роботодавцем працівника про дату початку відпустки!
Висновки
1. Графік відпусток складається не пізніше 5 січня нового календарного року.
2. Підготовчий етап складання графіку відпусток передбачає: збір інформації з працівників, проведення аудиту невикористаних відпусток на кінець року, підсумовування кількість днів невикористаних відпусток по кожному працівнику на 01.01.2026 ревізію документального підтвердження чинних та набутих прав працівників на додаткові відпустки у 2026 році.
3. Форма графіку відпусток - довільна. Рекомендована форма документа розроблена відповідно до Закону України «Про відпустки» відповідно до ДСТУ 4163:2020 з урахуванням вимог Держпраці. У графіку не обов'язково зазначати конкретні дати відпустки.
4. Графік відпусток включає всіх найманих працівників, зокрема і працівників за сумісництвом. Зважаємо на категорії робітників, що мають право на першочергову відпустку (неповнолітні особи, особи з інвалідністю, особи, що мають 2-х дітей віком до 15 років або дитину-інваліда, та ін.
5. Графік відпусток має бути погодженийз профспілкою, затверджений керівником.
6. Працівників потрібно ознайомити із графіком відпусток.
7. Відсутність графіка відпусток може бути розцінена як «порушення інших вимог законодавства про працю, крім передбачених абзацами другим - дев’ятим» частини 2 ст. 265 КЗпП.
Додатково надаємо Вам відповідні форми для заповнення.
у Facebook
у Viber
у Telegram
