1. Управленческая документация и ее классификация
Управленческая документация и ее классификация
Наталья ВОРОНАЯ, Алла СВИРИДЕНКО — экономисты-аналитики Издательского дома «Фактор»
Документирование управленческой информации — это создание служебных документов, содержанием которых является управленческая информация. Документирование включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документа.
Система документирования предполагает наличие и соблюдение определенных норм и требований создания документов, которые закреплены законодательными актами и нормативными документами о делопроизводстве. Состав управленческих документов определяется функциями предприятия, а единство правил документирования управленческих действий обеспечивается унифицированной системой документации.
Унифицированная система документации — это система документации, которая создана по единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Унифицированные системы документации необходимы для сокращения объема документов, а также снижения затрат на составление и обработку документов.
Государственный классификатор управленческой документации ДК 010 определяет унифицированные системы:
— организационно-распорядительной документации; — первично-учетной документации; — банковской документации; — финансовой документации; — отчетно-статистической документации; — плановой документации; — ресурсной документации; — торговой документации; — внешнеторговой документации; — ценовой документации; — документации по труду, социальным вопросам и защите населения; — документации по бытовому обслуживанию населения; — бухгалтерско-учетной документации; — документации по Пенсионному фонду; — словарно-справочной документации. Как видим из приведенного перечня, деятельность любого предприятия отражается в различных системах документации. Наиболее общей и многочисленной из них является система организационно-распорядительной документации.
Все многообразие документов классифицируют по различным признакам, а именно: по видам деятельности, происхождению, месту составления, наименованию, сложности отраженных в них вопросов, срокам исполнения и хранения, степени подлинности, технике создания, способу фиксации информации и т. п. По происхождению документы делятся на служебные, личные и документы личного происхождения.
Служебный документ — это документ, который создало или получило предприятие (или другой субъект хозяйствования) в процессе деятельности.
Личный документ — это документ, который удостоверяет личность владельца, его права, обязанности, социальное положение, а также может содержать биографические и (или) другие сведения о нем.
Документ личного происхождения — документ, составленный физическим лицом вне служебной деятельности или который находится в его частном собрании.
По месту составления документы подразделяются на внутренние (составляемые на данном предприятии и используемые внутри нее) и внешние, т. е. входящие документы, поступившие на предприятие, и исходящие документы, которые посылают другим юридическим или физическим лицам.
По наименованию выделяют несколько десятков видов и разновидностей документов. Видами документов являются, например, акты, ведомости, договоры, инструкции, приказы, протоколы, служебные письма и т. д. Существуют разновидности таких документов, как акт (акт приема-передачи, дефектный акт и др.); известно также множество разновидностей инструкций, договоров и пр.
По сложности отраженных в них вопросов документы бывают простые (содержащие информацию по одному вопросу) и сложные (содержащие информацию по нескольким вопросам).
По срокам исполнения документы бывают: — срочные, которые исполняют в сроки, установленные законом, соответствующим правовым актом, а также документы с пометкой «Срочно»;
— несрочные, которые исполняют в сроки, определенные руководством предприятия.
По срокам хранения бывают документы постоянного хранения и документы временного хранения (документы с установленным сроком хранения, после окончания которого их можно уничтожить). Из документов временного хранения, в свою очередь, выделяют документы до 10 лет хранения (включительно) и более 10 лет.
По степени подлинности различают: — черновик (предварительная редакция документа);
— подлинник — экземпляр служебного документа, который первым приобретает юридическую силу;
— копия — документ, который содержит точное знаковое воспроизведение содержания или документной информации другого документа и в отдельных случаях — некоторых его внешних признаков. В свою очередь, может быть незаверенная копия (копия служебного документа, в которой нет реквизитов, придающих ей юридическую силу) и заверенная копия (копия служебного документа, содержащая реквизиты, которые в отдельных случаях придают ей юридическую силу оригинала).
Иногда для работы требуется не копия подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела.
Выписка — это заверенная копия части текста служебного документа. При оформлении выписки необходимо указывать, из какого документа она сделана.
В случае утери владельцем подлинного документа ему может быть выдан соответствующим органом или предприятием дубликат документа.
Дубликат подлинника — повторно оформленный служебный документ для пользования, вместо утерянного или поврежденного подлинника, который имеет такую же юридическую силу.
По технике создания документы бывают рукописные и печатные.
По способу фиксации информации различают: — письменный документ — текстовый документ, содержание которого зафиксировано с помощью письменных знаков;
— графический документ — изобразительный документ, содержание которого зафиксировано в виде рисунка или чертежа линиями, штрихами, светотенью;
— аудиовизуальный документ — документ, содержание которого представлено в виде изображения и (или) записи звука, для фиксирования и (или) воссоздания которых используют соответствующую аппаратуру;
— видеодокумент — документ, содержание которого зафиксировано средствами видеозаписи;
— кинодокумент — документ, содержание которого зафиксировано с помощью кинематографических средств и представлено в виде последовательно расположенных фотографических изображений;
— фотодокумент — документ, содержание которого зафиксировано с помощью фотографических средств в виде отдельных фотоизображений;
— фонодокумент — документ, содержание которого зафиксировано какой-либо системой звукозаписи;
— электронный документ — документ, который создают и используют только в пределах компьютерной системы.
А теперь, рассмотрев классификацию документов, расскажем об основных требованиях к порядку оформления и составления документов, создаваемых на предприятиях.
у Facebook
у Viber
у Telegram
