Річна інвентаризація — 2025: організаційні моменти

1. Річна інвентаризація — процедура обов’язкова

Перелік випадків, коли проведення інвентаризації є обов’язковим, визначено п. 7 розд. I Положення № 879*. Зокрема, інвентаризація є обов’язковою перед складанням річної звітності.

* Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879.

ВАЖЛИВО! Положення № 879 не звільняє від обов’язку проведення річної інвентаризації навіть установи, майно яких перебуває на тимчасово окупованій території або в районах проведення воєнних (бойових) дій

Звісно, наразі установи не можуть провести річну інвентаризацію на зазначених територіях. Тому для них законодавством передбачено відтермінування цієї процедури. Про ці особливості ми розповімо далі.

Головна мета річної інвентаризації — забезпечити достовірність даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності. Під час інвентаризації активів і зобов’язань установи мають перевірити і документально підтвердити їх наявність, стан, відповідність критеріям визнання і оцінку.

Зауважте: проведення протягом року позачергових та вибіркових інвентаризацій з будь-яких причин, передбачених п. 7 розд. І Положення № 879, в жодному разі не звільняє від проведення річної інвентаризації. Тобто якщо ваша установа вже провела інвентаризацію, наприклад, у вересні у зв’язку зі зміною матеріально відповідальної особи (далі — МВО) або через пошкодження майна установи внаслідок обстрілу, річної інвентаризації все одно не уникнути.

Так, річна інвентаризація — це масштабний захід. І вона має бути суцільною (п. 7 розд. І Положення № 879). Тобто перевірка повинна охопити всі активи та зобов’язання установи. Також інвентаризації підлягають об’єкти, які передано в прокат, оренду або перебувають на реконструкції, модернізації, консервації чи ремонті. Водночас необхідно перевірити і все те, що обліковуємо поза балансом (активи, отримані установою у тимчасове користування, розпорядження або на зберігання тощо).

Для різних груп активів і зобов’язань Положенням № 879 передбачено свої строки перевірки й періодичність її проведення. Далі розповімо про це детальніше.

2. Строки проведення інвентаризації

Загалом річну інвентаризацію слід провести до дати балансу, тобто до 31 грудня звітного року.

Та головне — перевірку необхідно здійснити протягом періоду, встановленого п. 10 розд. І Положення № 879 для різних груп активів і зобов’язань. І, звісно ж, завершити цю процедуру слід до кінця звітного року. До речі, розпочинати річну інвентаризацію до 1 жовтня також не варто.

Так, залежно від виду активів і зобов’язань таку перевірку слід розпочинати не раніше ніж за три місяці до дати балансу — тобто в період із 1 жовтня по 31 грудня. А для деяких видів активів та зобов’язань передбачено пізніші строки перевірки — не раніше 1 листопада.

Для наочності строки проведення річної інвентаризації різних видів активів та зобов’язань наведемо у таблиці нижче.

Строки проведення річної інвентаризації

Конкретні строки початку / закінчення інвентаризації, її тривалість, а також об’єкти, які підлягають інвентаризації, визначає керівник установи у своєму розпорядчому документі.

ВАЖЛИВО! Визначені строки проведення інвентаризації не можуть перевищувати строків, установлених Положенням № 879

Також у розпорядчому документі має бути обов’язково зазначено, станом на яку дату слід провести перевірку фактичного стану та наявності активів і зобов’язань. Наприклад, згідно з наказом керівника установи інвентаризацію слід провести станом на 01.10.2025. Однак це зовсім не означає, що інвентаризацію матеріальних цінностей, які перебувають на відповідальному зберіганні конкретної МВО, слід здійснювати саме 1 жовтня 2025. Безпосередньо перевірка визначених об’єктів може бути проведена протягом певного періоду після цієї дати (наприклад, з 6 по 10 жовтня 2025 року або в інші терміни).

Зауважте: виняток становить інвентаризація готівки в касі установи. Готівкові кошти інвентаризують станом на дату фактичної перевірки. Тобто якщо в розпорядчому документі зазначено, що провести інвентаризацію каси слід станом на 30.10.2025, то перевірку слід здійснити саме 30 жовтня.

3. Проведення інвентаризації непідконтрольного майна

Установи, які перебувають на тимчасово окупованій території та в районах ведення воєнних (бойових) дій, проводять інвентаризацію тільки у разі можливості безпечного та безперешкодного доступу уповноважених осіб до активів, необхідних первинних документів і регістрів бухобліку. Про це чітко зазначено в п. 12 Порядку № 419* та абз. 1 п. 8 розд. І Положення № 879.

* Порядок подання фінансової звітності, затверджений постановою КМУ від 28.02.2000 № 419.

УВАГА!Перелік територій, на яких ведуться бойові дії та які перебувають в окупації, наведено у Переліку № 376*

* Перелік територій, на яких ведуться (велися) бойові дії або тимчасово окупованих Російською Федерацією, затверджений наказом Мінінтеграції від 28.02.2025 № 376.

У свою чергу, Перелік № 376 включає:

1) території можливих бойових дій;

2) території активних бойових дій;

3) тимчасово окуповані території України.

Цей документ необхідно використовувати щодо майна, розташованого на цих територіях, у редакції станом на дату ухвалення рішення про проведення щорічної інвентаризації. При цьому головною умовою для проведення інвентаризації будь-якого непідконтрольного (у т. ч. тимчасово окупованого) майна є наявність безпечного і безперешкодного доступу до нього.

Отже, якщо населений пункт, де розташована ваша бюджетна установа, потрапив до зазначеного Переліку, у такому разі слід:

1) провести річну інвентаризацію станом на 1-ше число місяця, наступного за місяцем усунення небезпеки та перешкоди доступу до активів, первинних документів і регістрів бухобліку;

2) відобразити результати інвентаризації в бухобліку відповідного звітного періоду.

Як вчинити з майном, яке фактично перебуває на тимчасово окупованій території або в районах проведення воєнних (бойових) дій і до якого наразі фактично немає доступу? Зрозуміло, що провести інвентаризацію такого майна установа не має змоги. Перевіряємо такі активи тоді, коли це стане можливо та безпечно.

Втім, таке майно слід і надалі продовжувати обліковувати у складі активів установи. Жодних підстав для його списання з балансу наразі немає.

При цьому інформацію про такі активи відображаємо у річній фінзвітності за даними бухобліку. Пряму вказівку на це містить абз. 11 п. 12 Порядку № 419.

Нагадаємо, це стосується:

• активів, до яких неможливо забезпечити безпечний та безперешкодний доступ, та
• зобов’язань і власного капіталу, які не можуть бути документально підтверджені у зв’язку з відсутністю доступу до відповідних первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку.

Отже, допоки доступ до такого майна відсутній, продовжуйте обліковувати його на балансі та відображайте у фінзвітності без підтвердження за результатами інвентаризації.

Також пам’ятайте: інформацію про відсутність доступу до активів та первинних документів необхідно відобразити у Примітках до річної фінансової звітності (ф. № 5-дс).

4. Підготовка до річної інвентаризації

Зазвичай проведення річної інвентаризації планують заздалегідь, тому установи мають достатньо часу підготуватися та зробити все правильно. Пояснимо, які саме підготовчі дії необхідно виконати та хто за них є відповідальним. Для наочності покажемо, з яких етапів складається така підготовча робота.

Підготовка до проведення річної інвентаризації: етапи та відповідальні особи

Ухвалення розпорядчого документа

Підготовка до річної інвентаризації розпочинається з ухвалення розпорядчого документа — наказу керівника установи про проведення інвентаризації та призначення інвентаризаційної комісії.

У цьому наказі маємо зазначити:

1) мету інвентаризації — підтвердження достовірності даних бухгалтерського обліку перед складанням річної фінансової звітності;

2) конкретні строки (тривалість) проведення інвентаризації активів та зобов’язань з уточненням дати її початку та закінчення;

3) порядок та строки оформлення матеріалів інвентаризації та відображення її результатів у звітності;

4) склад інвентаризаційної комісії та перелік МВО. Якщо склад такої комісії затверджено окремим наказом, достатньо навести посилання на відповідний розпорядчий документ.

Зразок наказу про проведення річної інвентаризації наведемо нижче.

Створення інвентаризаційної комісії

Один з важливих етапів підготовки до річної інвентаризації — це формування інвентаризаційної комісії. Зазвичай таку комісію в установі створюють не тільки для проведення річної інвентаризацій, а й для здійснення інших перевірок майна та його списання.

Тож якщо у вашій установі вже створено таку постійно діючу комісію, у наказі про проведення річної інвентаризації достатньо навести посилання на відповідний розпорядчий документ.

До складу інвентаризаційної комісії можуть бути включені (п. 1 розд. ІІ Положення № 879):

• представники апарату управління (наприклад, керівники структурних підрозділів);
• представники бухгалтерської служби установи;
• інші досвідчені працівники, які знають об’єкт інвентаризації, ціни та нюанси первинного обліку (наприклад, інженери, технологи, економісти, бухгалтери тощо).

Таким чином, інвентаризаційну комісію формуємо виключно з працівників установи (працівників бухгалтерії, економістів, керівників відділів або служб тощо). Очолює комісію з інвентаризації керівник установи або його заступник.

До речі, кількість членів інвентаризаційної комісії залежить від обсягу майна, яке підлягає інвентаризації, та кількості МВО. Так, в установах, де через великий обсяг робіт для проведення інвентаризації однієї комісії недостатньо (наприклад, установа має кілька структурних підрозділів), доцільно створити робочі інвентаризаційні комісії.

У такому разі робочі інвентаризаційні комісії безпосередньо займаються проведенням інвентаризації на місцях зберігання цінностей та оформленням необхідних інвентаризаційних документів. Тоді як основна інвентаризаційна комісія виконує здебільшого організаційні та контролюючі функції. Також вона займається установленням причин понаднормативних нестач і втрат від псування активів, а також формує пропозиції щодо їх урегулювання (п. 2.5 розд. ІІ Положення № 879).

ВАЖЛИВО! До складу інвентаризаційної комісії заборонено включати МВО для перевірки активів, які перебувають на їх відповідальному зберіганні

Водночас вони обов’язково мають бути присутніми під час перевірки фактичної наявності матеріальних цінностей на місцях їх перебування.

5. Відсутність членів комісії або МВО: умови проведення інвентаризації

Інвентаризацію слід проводити повним складом інвентаризаційної комісії та у присутності МВО. Це основне правило інвентаризації, яке прописано в абз. 5 п. 1 розд. ІІ Положення № 879.

Проте інколи виникають ситуації, які змушують підлаштовуватися, аби виконати згадане правило. Пояснимо, як діяти у разі відсутності членів комісії чи МВО.

ВІДСУТНІСТЬ ЧЛЕНІВ ІНВЕНТАРИЗАЦІЙНОЇ КОМІСІЇ

Причини відсутності можуть бути різними: хвороба, відрядження, перехід на дистанційну роботу тощо. І залежно від причини відсутності, варіанти розв’язання такої ситуації будуть різними.

Хвороба, відрядження. Якщо очікується, що член комісії або її голова буде відсутній нетривалий час (наприклад, через відрядження), то розв’язати цю ситуацію нескладно. Для цього достатньо перенести строк початку інвентаризації.

Дещо складніше, якщо строки повернення до роботи працівника точно не відомі (як у разі тривалої хвороби) або немає змоги перенести строки перевірки. У такому разі варіант тільки один — оновити склад інвентаризаційної комісії. Для цього керівник установи має затвердити розпорядчий документом новий склад такої комісії. Відповідно вже нова комісія у повному складі проведе річну інвентаризацію.

Дистанційна робота. Інша справа, якщо працівник, який входить до складу інвентаризаційної комісії, працює дистанційно.

Зауважте: дистанційна робота може запроваджуватися наказом (розпорядженням) роботодавця без обов’язкового укладення трудового договору про дистанційну роботу в письмовій формі. Про це нагадала Держпраці у своєму листі від 27.10.2023 № 1866/2/2.2-ЗВ-23а (ср. 031233400). З таким наказом (розпорядженням) працівника слід ознайомити протягом двох днів з дня його прийняття, але до запровадження дистанційної роботи.

У такому разі заздалегідь зафіксуйте у трудовому договорі або відповідному наказі про дистанційну роботу поєднання дистанційної роботи працівників — членів інвентаризаційної комісії з виконанням ними роботи на робочому місці.

Такі умови виконання дистанційної роботи передбачено ч. 6 ст. 60² КЗпП* та п. 5 Типової форми трудового договору про дистанційну роботу, затвердженої наказом Мінекономіки від 05.05.2021 № 913-21.

* Кодекс законів про працю України від 10.12.71.

Наявність у трудовому договорі про дистанційну роботу чи відповідному наказі вищезазначених вимог допоможе розв’язати це питання. За таких умов достатньо буде лише повідомити працівникам (членам інвентаризаційної комісії), коли саме (дату та час) вони мають бути присутніми на робочому місці для проведення річної інвентаризації.

Отже, дистанційна робота аж ніяк не привід для відсутності будь-кого з членів інвентаризаційної комісії під час її здійснення, і поготів, для непроведення річної інвентаризації.

Простій. Аналогічна ситуація з членами інвентаризаційної комісії, з якими оформлено простій.

Приписом ст. 34 КЗпП передбачено: простій — це призупинення роботи, викликане відсутністю організаційних або технічних умов, необхідних для виконання роботи, невідворотною силою або іншими обставинами.

Проте в згаданій нормі КЗпП не визначено, де в період простою повинні знаходитись працівники установи: вдома чи на робочому місці. Виходить, що це питання повністю віддано на відкуп керівнику установи. А отже, в наказі про простій слід, зокрема, прописати необхідність перебування певних працівників під час простою на робочих місцях.

Таким чином, простій не завадить участі членів інвентаризаційної комісії у проведенні інвентаризації.

ВІДСУТНІСТЬ МВО

Натомість все значно складніше з відсутністю МВО. Адже замінити МВО іншим працівником не так вже й просто. Та залежно від причини відсутності такої особи також може бути декілька варіантів розв’язання такої ситуації.

Хвороба. Найпростіший варіант, якщо є можливість, — почекати закінчення лікарняного МВО і тільки потім продовжити інвентаризацію. Натомість поки хворіє одна МВО, інвентаризаційна комісія може перевірити наявність та стан матеріальних цінностей на відповідальному зберіганні в іншої МВО. Або, як варіант, — зайнятися перевіркою інших об’єктів інвентаризації (стану розрахунків з контрагентами, доходів, витрат тощо).

Інша справа, якщо встановлені строки проведення інвентаризації відповідних активів добігають кінця, а МВО все ще хворіє. Єдиний варіант — перенести таку перевірку на більш пізній строк. У цьому разі керівник установи своїм розпорядчим документом має призначити нову дату проведення інвентаризації.

Тривала відсутність. Та найбільш складна ситуація — коли МВО відсутня тривалий час і передбачити дату, коли вона зможе повернутися до виконання своїх прямих обов’язків, абсолютно не можливо.

Тут зазначимо: розв’язати цю ситуацію слід одразу, тільки-но стало відомо про тривалу відсутність МВО. І в жодному разі не варто відкладати таку процедуру до моменту проведення річної інвентаризації.

Тож вихід тільки один — передати матеріальні цінності іншій особі шляхом проведення інвентаризації.

УВАГА! Проведення інвентаризації у разі зміни МВО є обов’язковим

Тобто передачу матеріальних цінностей від однієї МВО іншій слід здійснювати за підсумками інвентаризації, яка в цьому разі є обов’язковою. Така вимога чітко прописана в п. 7 розд. І Положення № 879.

Причому перевірка має охоплювати саме ті матеріальні цінності, які перебувають на відповідальному зберіганні «першої» МВО. Таку інвентаризацію необхідно проводити у день приймання-передачі справ.

Зауважте: ініціювати проведення інвентаризації у разі зміни МВО повинен керівник установи. Позаяк саме на нього покладено відповідальність за збереження майна установи. Тож він має достатньо повноважень для того, аби організувати облік та контроль за збереженням активів установи. Відповідно у разі непередбачуваної відсутності МВО саме керівник повинен забезпечити передачу матеріальних цінностей іншій особі.

Під час передачі матеріальних цінностей іншій МВО доцільно дотримуватися такого алгоритму дій:

1) керівник установи видає наказ про проведення інвентаризації у зв’язку зі зміною МВО. Серед іншого, у цьому розпорядчому документі слід визначити строки проведення перевірки та призначити членів інвентаризаційної комісії;

2) укладаємо договір про повну матеріальну відповідальність з новою МВО;

3) проводимо інвентаризацію майна у присутності нової МВО.

Під час такої інвентаризації новій МВО передають цінності у присутності керівника та головного бухгалтера установи. На підтвердження передачі цінностей складають Акт приймання-передачі матеріальних цінностей за підписами зазначених осіб. Такий акт оформлюють у довільній формі у день передачі справ;

4) у разі інвентаризації у зв’язку зі зміною МВО складаємо інвентаризаційні описи у загальному порядку, а після закінчення інвентаризації відображаємо її результати у протоколі інвентаризаційної комісії.

Таким чином, на момент проведення або підготовки до проведення річної інвентаризації матеріальні цінності перебуватимуть на відповідальному зберіганні нової МВО. І вже у присутності такої МВО комісія установи проведе стандартну річну інвентаризацію.

Висновки

• Річна інвентаризація — обов’язкова процедура для всіх установ, незалежно від місця розташування чи наявності форс-мажорних обставин, і проводиться перед складанням річної звітності.
• Позачергові або вибіркові перевірки не замінюють річну інвентаризацію — її потрібно здійснювати щороку у повному обсязі.
• Річну інвентаризацію слід провести до дати балансу, тобто до 31 грудня звітного року. Конкретні строки початку / закінчення інвентаризації, її тривалість, а також об’єкти, які підлягають інвентаризації, визначає керівник установи у своєму розпорядчому документі в межах строків, установлених Положенням № 879.
• Майно на тимчасово окупованих територіях та в районах ведення воєнних (бойових) дій чи небезпечних територіях інвентаризують після відновлення безпечного і безперешкодного доступу до нього. До цього часу його слід продовжувати обліковувати за даними бухобліку та відображати у фінзвітності.
• МВО не можна включати до складу комісії для перевірки активів, які перебувають на їх відповідальному зберіганні. Проте вони зобов’язані бути присутніми під час фактичної перевірки цінностей.
• Інвентаризацію слід проводити повним складом інвентаризаційної комісії та у присутності МВО.
• У разі відсутності МВО або членів комісії необхідно оперативно оновити склад комісії чи передати матеріальні цінності іншій особі через інвентаризацію, щоб не порушити строки та порядок проведення перевірки.

Бюджетна бухгалтерія Жовтень, 2025/№ 40