Річна інвентаризація — 2025: перевірка та відображення результатів

1. Проведення перевірки та оформлення матеріалів інвентаризації

Після проведення підготовчих дій до річної інвентаризації саме час перейти до не менш відповідальних етапів. Пояснимо, які саме дії необхідно виконати та хто за них є відповідальним. Для наочності покажемо, з яких етапів складається така робота.

Перевірка + відображення результатів річної інвентаризації: етапи та відповідальні особи

Загальний порядок документального оформлення матеріалів інвентаризації визначено Положенням № 879*. Зокрема, за результатами роботи інвентаризаційна комісія має оформити такі документи, як: інвентаризаційні описи, акти інвентаризації та звіряльні відомості.

* Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879.

Типові форми для відображення результатів інвентаризації бюджетними установами затверджено наказом № 572*.

* Наказ Мінфіну «Про затвердження типових форм для відображення бюджетними установами результатів інвентаризації» від 17.06.2015 № 572.

Так, Інвентаризаційні описи застосовують для фіксування наявності, стану та оцінки як активів установи, так і активів, які належать іншим установам та обліковуються поза балансом.

Такі описи складають на:

• основні засоби (далі — ОЗ), інші необоротні матеріальні активи (у т. ч. й орендовані);
• нематеріальні активи;
• запаси (у т. ч. й ті, що прийняті на відповідальне зберігання).

Акти інвентаризації застосовують для фіксування наявності:

• грошових коштів (готівки та коштів на рахунках);
• грошових документів, бланків документів суворої звітності;
• дебіторської та кредиторської заборгованостей;
• фінансових інвестицій.

Крім того, установи застосовують й інші форми документів під час перевірки окремих об’єктів обліку. Інформацію про такі документи та особливості їх оформлення наведемо в таблиці нижче.

У нас на сайті в бланках ви знайдете Всі бланки з інвентаризації в одному файлі ексель 

Оформлення матеріалів інвентаризації

* Наказ Мінфіну «Про затвердження типових форм первинного обліку об’єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів» від 22.11.2004 № 732.

** Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою правління НБУ від 29.12.2017 № 148.

Слід також пам’ятати про вимоги до оформлення матеріалів інвентаризації, передбачені пп. 17 та 18 розд. ІІ Положення № 879.

Так, кожен рядок Інвентаризаційних описів та актів інвентаризації слід заповнювати послідовно та уважно. Якщо після інвентаризації виявлено помилку в матеріалах інвентаризації, комісія має виправити її коректурним способом. А от наявність помарок чи підчисток у таких матеріалах не допускається.

УВАГА! Інвентаризаційні описи та акти інвентаризації мають бути підписані усіма членами комісії та МВО

При цьому МВО дають розписку, якою підтверджують, що перевірка активів відбулася у їх присутності, у зв’язку з чим претензій до членів комісії вони не мають. Така розписка також є свідченням того, що МВО приймає на відповідальне зберігання перелічені в описі активи.

Після оформлення матеріали інвентаризації передають для перевірки до бухгалтерської служби установи. Там визначають правильність підрахунків у описах та актах, проставляють вартісні показники у відповідних рядках та порівнюють дані бухгалтерського обліку з даними про фактичну наявність цінностей.

Усі виявлені розбіжності між фактичною наявністю активів та обліковими даними бухгалтерська служба фіксує у звіряльних відомостях типової форми, а саме:

• Звіряльна відомість результатів інвентаризації необоротних активів;
• Звіряльна відомість результатів інвентаризації запасів.

ВАЖЛИВО! Звіряльна відомість — проміжний документ для визначення результатів інвентаризації

Буває, що під час інвентаризації в установі не виявлено ані лишків, ані нестач. Чи необхідно у такому разі складати звіряльні відомості?

Так, вважаємо, що звіряльні відомості необхідно складати у будь-якому разі.

Адже без складання звіряльних відомостей інвентаризаційна комісія фактично не зможе підбити підсумки інвентаризації. Інакше кажучи, саме звіряльні відомості є підставою для складання протоколу інвентаризаційної комісії.

Таким чином, складати звіряльні відомості доцільно незалежно від того, виявлено лишки, нестачі чи ні. Якщо ж розбіжності між даними бухгалтерського обліку і фактичною наявністю матеріальних цінностей відсутні, у відповідних клітинках звіряльних відомостей ставимо прочерки. Тобто залишати їх порожніми не слід.

Головний підсумковий документ, який складають за результатами інвентаризації, — це Протокол інвентаризаційної комісії. У ньому інвентаризаційна комісія відображає свої висновки та пропозиції за результатами проведеної перевірки.

Зокрема, у протоколі наводять:

• причини нестач, втрат, лишків;
• пропозиції щодо заліку в разі пересортиці, списання нестач у межах норм природного убутку, а також наднормативних нестач із зазначенням причин виникнення та вжитих заходів щодо їх запобігання.

Також у протоколі може бути відображена інша інформація, суттєва для ухвалення рішень щодо визнання й оцінки активів та зобов’язань.

Керівник повинен розглянути та ухвалити протокол інвентаризаційної комісії. Строк розгляду матеріалів інвентаризації та затвердження протоколу — п’ять робочих днів. Такі строки встановлено в п. 2 розд. IV Положення № 879.

ВАЖЛИВО! Протокол інвентаризаційної комісії, затверджений керівником установи — підстава для відображення результатів інвентаризації в бухобліку та фінзвітності

2. Виявили непридатне майно під час інвентаризації: як вчинити?

Під час річної інвентаризації комісія може виявити зіпсоване майно, непридатне для подальшого використання. Як правильно вчинити з таким майном? Чи потрібно відображати таке майно в інвентаризаційних описах? Далі пояснимо, якими мають бути дії.

Крок 1 → Проводимо суцільну інвентаризацію. Положенням № 879 передбачено, що інвентаризації підлягає все майно установи, незалежно від його місця перебування, та всі види зобов’язань. Тому під час інвентаризації комісія насамперед повинна зафіксувати фактичну наявності об’єктів як за їх місцями зберігання, перебування, так і за МВО.

Водночас не слід забувати й про інші завдання, покладені на інвентаризаційну комісію. Зокрема, це виявлення активів, які частково втратили свою первісну якість та споживчу властивість, застарілих, а також виявлення активів, які не відповідають критеріям визнання.

Крок 2 → Виокремлюємо непридатне майно. У цій ситуації інвентаризаційна комісія має зафіксувати фактичну наявність як придатного, так і непридатного майна. Оскільки такі матеріальні цінності на момент проведення інвентаризації продовжують обліковуватися на балансі установи, їх фактичну наявність слід підтвердити і відобразити в інвентаризаційних описах. Але зробити це слід з урахуванням певних особливостей.

УВАГА! На непридатне майно інвентаризаційна комісія має скласти окремий інвентаризаційний опис

Цього вимагають пп. 1.8 та 4.4 розд. III Положення № 879. Причому такий опис слід оформлювати за типовою формою, затвердженою наказом № 572.

Під час відображення непридатних та/або зіпсованих матеріальних цінностей, виявлених під час інвентаризації, всі графи інвентаризаційного опису заповнюємо у загальному порядку:

• інвентаризаційна комісія зазначає інформацію про фактичну наявність;
• бухгалтерська служба — кількісні та цінові показники за даними бухобліку.

А ось у гр. 16 «Інші відомості» Інвентаризаційного опису необоротних активів слід навести інформацію про стан таких активів та причини їх непридатності. Якщо ж під час інвентаризації виявлено зіпсовані запаси, то причини, ступінь і характер псування, а також пропозиції щодо їх списання або можливості використання у господарських цілях зазначаємо в гр. 12 «Інші відомості» Інвентаризаційного опису запасів.

Отже, за результатами інвентаризації комісії слід оформити окремі інвентаризаційні описи для фіксування наявності та стану необоротних активів і запасів. В одних — слід навести інформацію про майно, придатне для подальшого використання, а в других — щодо зіпсованого, пошкодженого, непридатного для подальшої експлуатації.

Крок 3 → Підбиття підсумків інвентаризації. На підставі належним чином оформлених інвентаризаційних описів інформацію про непридатне майно комісія обов’язково відображає в Протоколі інвентаризаційної комісії.

Зі свого боку, керівник установи протягом п’яти днів розглядає матеріали інвентаризації та затверджує такий Протокол. Саме від його рішення залежить подальша доля матеріальних цінностей, які втратили свої експлуатаційні властивості.

Крок 4 → Списуємо непридатне майно. Тільки після проведення низки зазначених заходів установа може перейти до списання з балансу непридатного або зіпсованого майна. І підставою для цього є Протокол інвентаризаційної комісії разом з прикладеними до нього інвентаризаційними описами та звіряльними відомостями з інформацією про непридатне майно.

Зауважте: займатися організаційними питаннями щодо списання непридатного майна варто лише після ухвалення відповідного рішення керівником установи.

У певних випадках для списання майна знадобиться спочатку отримати дозвіл від суб’єкта управління майном. Без такого дозволу бюджетні установи мають право списувати лише повністю замортизовані необоротні активи первісною вартістю до 50 тис. грн.

Традиційно, під час списання державного майна слід керуватися Порядком № 1314*. Натомість списання комунального майна бюджетні установи здійснюють на підставі місцевого Положення про порядок списання майна комунальної власності відповідної територіальної громади.

* Порядок списання об’єктів державної власності, затверджений постановою КМУ від 08.11.2007 № 1314.

Докладно про те, як підготуватися до списання майна, читайте у матеріалі «Порядок списання держмайна: чергове оновлення» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2025, № 23).

3. Оцінка та оприбуткування лишків

Під лишками слід розуміти все майно, раніше не враховане в бухобліку установи. Воно підлягає обов’язковому оприбуткуванню.

Документальне оформлення та оцінка. Оцінкою такого майна займається інвентаризаційна комісія установи. Такі об’єкти, як необоротні активи, інвентаризаційна комісія оцінює за справедливою вартістю. Проте для оцінки земельних ділянок, будівель та споруд (у т. ч. незавершеного будівництва), транспортних засобів, виявлених як лишки, доцільно звернутися до суб’єкта оціночної діяльності.

Лишки запасів комісія має оцінити за чистою вартістю реалізації, якщо планується їх продаж. Якщо ж запаси буде використано у господарській діяльності установи, визнаємо їх в оцінці можливого використання. Таку оцінку проводять, виходячи з вартості подібних запасів за наявності їх на балансі з урахуванням ступеня їх придатності.

Документом, який підтверджує проведення оцінки виявлених лишків, буде Акт оцінки, складений у довільній формі.

Бухоблік. Під час оприбуткування активів, раніше не врахованих у балансі установи (у т. ч. ОЗ, інші необоротні матеріальні активи, нематеріальні активи, запаси тощо), необхідно показати збільшення доходів спеціального фонду. При цьому застосування субрахунку для обліку таких доходів залежить від подальшої долі таких активів:

• якщо лишки будуть використані для потреб установи — відображаємо дохід за субрахунком 7112 «Дохід від оприбуткування активів, раніше не врахованих в балансі»;
• якщо лишки будуть реалізовані — показуємо дохід за субрахунком 7211 «Дохід від реалізації активів».

Окрім того, у разі виявлення активів, раніше не врахованих у балансі, необхідно:

1) подати до органу Казначейства Довідку про надходження в натуральній формі.

Це треба зробити до закінчення відповідного звітного місяця.

Надходження від оприбуткування лишків, які будуть використовуватися для потреб установи, відображаємо за кодом класифікації доходів 25010200 «Надходження бюджетних установ від додаткової (господарської) діяльності». Якщо ж планується реалізація лишків, тоді — за кодом класифікації доходів 25010400 «Надходження бюджетних установ від реалізації в установленому порядку майна (крім нерухомого майна)»;

2) внести зміни до кошторису в частині спеціального фонду за власними надходженнями.

Розглянемо на прикладі порядок відображення в бухобліку оприбуткування виявлених лишків.

Приклад 1 (лишки необоротних активів). Під час річної інвентаризації виявлено лишки: ноутбук та офісне крісло. Згідно з оцінкою інвентаризаційної комісії справедлива вартість цих активів становить: ноутбука — 25000 грн, офісного крісла — 2500 грн.

За результатами роботи комісії складено Акт оцінки матеріальних цінностей довільної форми. Введення в експлуатацію об’єктів оформлено Актами введення в експлуатацію ОЗ типової форми.

Приклад 2 (лишки запасів). Під час проведення річної інвентаризації виявлено лишки будівельних матеріалів (фарба інтер’єрна акрилова, 14 кг). За результатами роботи комісії складено Акт оцінки матеріальних цінностей довільної форми. Зазначені матеріальні цінності оприбутковано за ціною можливого використання — 1400 грн.

Відображення у звітності. Покажемо, в яких рядках фінансової та бюджетної звітності слід відобразити оприбутковані лишки.

Відображення лишків у фінансовій та бюджетній звітності

Також дані про оприбуткування лишків необхідно навести у Пояснювальній записці до бюджетної звітності (додаток 10 до Порядку № 44*).

* Порядок складання бюджетної звітності розпорядниками та одержувачами бюджетних коштів, звітності фондами загальнообов’язкового державного соціального і пенсійного страхування, затверджений наказом Мінфіну від 24.01.2012 № 44.

4. Урегулювання нестач

Нестачею є відхилення фактичної наявності активів установи від облікових даних зі знаком «мінус». При цьому нестачею вважається не тільки відсутність певних об’єктів, але й втрата ними своїх властивостей у результаті пошкодження, псування тощо.

Документальне оформлення. Про наявність нестачі свідчать показники, наведені у Звіряльних відомостях результатів інвентаризації. Саме на підставі таких відомостей інвентаризаційна комісія проводить аналіз та робить висновки у Протоколі інвентаризаційної комісії. Ба більше, в Протоколі обов’язково мають бути наведені причини виникнення нестач, а також пропозиції щодо їх урегулювання та подальшого запобігання.

Порядок урегулювання розбіжностей між фактичною наявністю активів і даними бухгалтерського обліку наведено у таблиці нижче.

Порядок урегулювання нестач, втрат, пересортиці

Оцінка. За загальним правилом розмір збитків визначають шляхом проведення незалежної оцінки. Таку вимогу містить п. 2 Порядку № 116*. І для цього слід звернутися до суб’єкта оціночної діяльності.

* Порядок визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затверджений постановою КМУ від 22.01.96 № 116.

Але в певних випадках це можуть зробити органи державної влади та органи місцевого самоврядування самостійно. Для цього застосовують процедуру стандартизованої оцінки. Таку можливість передбачено п. 88 Методики № 1891*.

* Методика оцінки майна, затверджена постановою КМУ від 10.12.2003 № 1891.

Стандартизовану оцінку збитків проводить комісія установи. Своє рішення комісія оформляє Актом оцінки збитків за формою, наведеною у додатку 12 або 13 до згаданої Методики.

Але майте на увазі: на цей акт потрібно отримати позитивний висновок рецензента. Тільки після цього його затверджує керівник установи.

ВАЖЛИВО! Розмір збитків, що підлягають відшкодуванню потерпілому, визначається відповідно до реальної вартості втраченого майна на момент розгляду справи або виконання робіт, необхідних для відновлення пошкодженої речі

Таким є припис ч. 1 ст. 1192 ЦКУ*.

* Цивільний кодекс України від 16.01.2003 № 435-IV.

Також пам’ятайте: за рахунок сум, стягнутих із винних осіб, здійснюється відшкодування збитків, завданих установі, з урахуванням фактичних витрат на відновлення матеріальних цінностей. Тоді як залишок коштів необхідно перерахувати до державного (місцевого) бюджету. Цього вимагає п. 10 Порядку № 116.

У разі виявлення нестач внаслідок зловживань бюджетна установа має передати відповідні матеріали до правоохоронних органів та подати цивільний позов на суму виявлених нестач. Строк виконання — п’ять днів із дня встановлення факту нестач (п. 7 розд. IV Положення № 879).

Бухоблік. Списання нестач відображаємо як звичайне вибуття активів. Тоді як подальший облік нестач залежить від того, встановлені винуватці чи ні.

Варіант 1. Винну особу встановлено

По-перше, у такому разі суму завданого збитку слід віднести на винну особу.

У бухобліку суми нестач матеріальних цінностей, а також суми збитків, віднесені на винних осіб, обліковуємо на субрахунку 2115 «Розрахунки з відшкодування завданих збитків».

По-друге, одночасно на суму збитку, віднесеного на рахунок винної особи, у частині витрат на відновлення, показуємо дохід за субрахунком 7111 «Доходи від реалізації продукції (робіт, послуг)».

Зауважте: на суму відшкодування завданих збитків потрібно внести зміни до кошторису у частині спецфонду за кодом доходів 25010400 «Надходження бюджетних установ від реалізації в установленому порядку майна (крім нерухомого майна)».

Втім, відносити збитки на рахунок винної особи доцільно за умови, якщо:

— є письмове звернення (заява) цієї особи про добровільне відшкодування завданих нею збитків

або

— особу визнано винною судом і є ухвала (рішення) про стягнення з неї завданого збитку.

І по-третє, на суму залишку коштів (за наявності) відображаємо зобов’язання перед бюджетом за субрахунком 6312 «Інші розрахунки з бюджетом».

Варіант 2. Винну особу не встановлено

Так, якщо винуватець невідомий, суму невідшкодованих нестач та втрат відносимо на позабалансовий субрахунок 073 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей розпорядників бюджетних коштів».

Позабалансовий облік таких нестач слід вести до моменту встановлення винуватців або закриття кримінального провадження відповідно до законодавства (абз. 5 п. 4 розд. IV Положення № 879).

Розглянемо на прикладах порядок відображення нестач у бухобліку.

Приклад 3 (нестача необоротних активів). Під час проведення річної інвентаризації виявлено нестачу господарського інвентаря (тумба), який обліковувався у складі МНМА. Згідно з даними бухобліку первісна вартість інвентаря становить 2400 грн, сума нарахованої амортизації — 1200 грн.

Списання тумби оформлено Актом списання ОЗ (часткової ліквідації) за типовою формою.

Винна особа погодилася добровільно відшкодувати завдані збитки (звернення підтверджено письмовою заявою). Комісія установи провела стандартизовану оцінку збитків на дату відшкодування. Згідно з Актом оцінки збитків, затвердженим керівником, розмір збитку становить 2500 грн.

Приклад 4 (нестача запасів). Під час річної інвентаризації виявлено нестачу продуктів харчування на суму 5800 грн. Комісією установи збитки оцінено в сумі 6500 грн (кошти, необхідні для придбання аналогічних запасів на момент виявлення нестачі).

За результатами службового розслідування встановили винну особу, яка добровільно внесла кошти на рахунок установи як відшкодування.

З урахуванням фактичних ринкових цін на момент відшкодування збитку, очікувані витрати на придбання відповідної кількості продуктів харчування становлять 6300 грн. Залишок коштів у сумі 200 грн перераховано до бюджету відповідного рівня.

Відображення у звітності. Покажемо, в яких рядках фінансової та бюджетної звітності слід відобразити виявлені нестачі.

Відображення нестач у фінансовій та бюджетній звітності

Також дані про виявлені нестачі та втрати від псування цінностей слід навести у Пояснювальній записці до бюджетної звітності (додаток 10 до Порядку № 44).

5. Інвентаризація стану розрахунків

Загальні правила. Під час проведення річної інвентаризації комісія має обов’язково перевірити стан розрахунків відповідно до вимог п. 7 розд. ІІІ Положення № 879.

По-перше, шляхом документальної перевірки комісія має встановити:

• правильність розрахунків з вищою за рівнем організацією, з бюджетом;
• наявність заборгованості підзвітних осіб, а також правильність і обґрунтованість сум заборгованості за нестачами і крадіжками та вжитих заходів щодо стягнення цієї заборгованості;
• правильність та обґрунтованість сум дебіторської, кредиторської і депонентської заборгованостей;
• наявність заборгованості перед працівникам із заробітної плати.

По-друге, необхідно провести звірку документів і записів у регістрах обліку та перевірити обґрунтованість сум, відображених на відповідних рахунках. Також під час інвентаризації розрахунків слід передати всім дебіторам акти звіряння розрахунків. Зі свого боку, дебітори повинні підтвердити заборгованість або заявити про свої заперечення.

При цьому якщо до кінця року розбіжності не усунені або залишилися нез’ясованими, то кожна зі сторін відображає розрахунки з дебіторами і кредиторами в тих сумах, які випливають із даних її бухобліку та визнані нею правильними.

По-третє, за результатами перевірки стану розрахунків із дебіторами та кредиторами комісія має скласти Акт інвентаризації розрахунків з дебіторами і кредиторами.

До цього Акта додають Довідку про дебіторську і кредиторську заборгованості, щодо яких строк позовної давності минув, де зазначають найменування та місцезнаходження таких дебіторів або кредиторів, суми, причини, дати й підстави виникнення заборгованості.

Відомості про виявлену «кредиторку», що підлягає списанню, фіксують в Акті інвентаризації дебіторської або кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув і яка планується до списання. Цей акт затверджує керівник установи.

Та головне — під час перевірки розрахунків інвентаризаційна комісія має не лише зафіксувати факт наявності простроченої дебіторської та кредиторської заборгованості, а й відобразити вжиті для погашення цієї заборгованості заходи. Зокрема, працівники бухгалтерської служби повинні надати інвентаризаційній комісії копії направлених листів дебіторам з проханням повернути заборгованість або погасити її шляхом постачання товарів, копії листів до вищої за рівнем організації з проханням виділити додаткові кошти для погашення кредиторської заборгованості тощо. Також якщо були виявлені дебітори і кредитори, яких не існує на цей момент та в яких немає правонаступників, то необхідно підтвердити їх відсутність.

Під час інвентаризації розрахунків може бути виявлено заборгованість перед кредиторами або з боку дебіторів, строк позовної давності якої минув. Що робити з такою заборгованістю?

Виявлену за результатами інвентаризації розрахунків заборгованість, строк позовної давності якої минув та яка є безнадійною для стягнення, установи мають списати з балансу. Загальна процедура списання дебіторської та кредиторської заборгованості визначена Порядком № 372*.

* Порядок бухгалтерського обліку окремих активів та зобов’язань бюджетних установ та внесення змін до деяких нормативно-правових актів в бухгалтерському обліку бюджетних установ, затверджений наказом Мінфіну від 02.04.2014 № 372.

УВАГА! З 04.09.2025 поновлено перебіг строків позовної давності, призупинених через карантин і воєнний стан

Підставою став Закон № 4434*. Тож починаючи з 04.09.2025 слід проводити списання безнадійної дебіторської та кредиторської заборгованості через сплив строку позовної давності. Далі пояснимо, як рахувати строк позивної давності після згаданої дати та яким чином здійснювати списання такої заборгованості.

* Закон України «Про внесення зміни до розділу «Прикінцеві та перехідні положення» Цивільного кодексу України щодо поновлення перебігу позовної давності» від 14.05.2025 № 4434-IX.

Обчислення строку позовної давності після 04.09.2025. Розрахунок строку позовної давності слід здійснювати за загальним правилом, визначеним ст. 261 ЦКУ. Так, перебіг позовної давності розпочинається з дня, коли особа дізналася або могла дізнатися про порушення свого права або про особу, яка його порушила.

З огляду на це, відлік перебігу строків позовної давності залежить від того, коли виникла заборгованість:

1) якщо до 12.03.2020 (дата початку призупинення перебігу строків позовної давності), то насамперед слід визначити, скільки днів минуло з моменту початку перебігу строку і до дати його зупинення (12.03.2020). Після цього кількість днів, що лишилися із трирічного строку позовної давності, додаємо до 04.09.2025;

2) якщо під час карантину та/або воєнного стану (тобто з 12.03.2020 до 03.09.2025), то обчислювати строк позовної давності доведеться «з нуля». Тобто відлічувати три роки для стягнення заборгованості слід з дати відновлення перебігу строків позовної давності — з 04.09.2025.

Отже, тільки після спливу строку давності установа може списати таку заборгованість з балансу з дотриманням вимог Порядку № 372.

Списання дебіторської заборгованості.

Процедура списання. Загальну процедуру списання дебіторської заборгованості визначено п. 3.5 Порядку № 372.

Так, дебіторська заборгованість, строк позовної давності якої минув і яка є безнадійною до стягнення, списується за результатами інвентаризації розрахунків. Власне, спочатку потрібно перевірити правильність та обґрунтованість усіх сум дебіторської заборгованості (у т. ч. тієї, щодо якої минув строк позовної давності). До речі, періодичність інвентаризації розрахунків саме з дебіторами Положенням № 879 не визначено. Втім, під час річної інвентаризації це однозначно слід зробити.

Для наочності зобразимо алгоритм списання дебіторської заборгованості схематично.

Алгоритм списання дебіторської заборгованості

Під час перевірки розрахунків інвентаризаційна комісія має не лише зафіксувати факт наявності простроченої дебіторської заборгованості, а й відобразити вжиті заходи для погашення цієї заборгованості. Зокрема, працівники бухгалтерської служби повинні надати інвентаризаційній комісії копії направлених листів дебіторам з проханням повернути заборгованість або погасити її шляхом постачання товарів. Також якщо були виявлені дебітори, яких не існує на цей момент та в яких немає правонаступників, то бажано підтвердити їх відсутність.

Зверніть увагу: для списання дебіторської заборгованості через сплив строку позовної давності дозвіл вищої за рівнем установи для цього НЕ потрібен. Але повідомити про це головного розпорядника все одно слід.

Бухоблік. Дебіторська заборгованість визнається активом, якщо:

а) існує ймовірність отримання установою майбутніх економічних вигід або досягнення поставленої мети та/або задоволення потреб установи;

б) її сума може бути достовірно визначена.

Це загальне правило прописане у п. 3.2 Порядку № 372. Відповідно невиконання однієї із зазначених причин є підставою для списання дебіторської заборгованості з балансу. Тобто якщо строк позовної давності минув, а заборгованість стала безнадійною для стягнення, то вона не є активом. Адже жодної ймовірності отримання майбутніх економічних вигід установою вже немає.

А це означає, що обліковувати таку заборгованість у складі активів на балансі установи немає підстав. Що робити далі з такою заборгованістю? Відповідь на це запитання містить п. 3.5 Порядку № 372.

По-перше, суми дебіторської заборгованості, строк позовної давності якої минув, слід віднести на зменшення фінрезультату. Для цього робимо запис: Дт субрахунку 5512— Кт 2113, 2117, 2115 (п. 6.4 Типової кореспонденції*).

* Типова кореспонденція субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов’язаннями розпорядниками бюджетних коштів та державними цільовими фондами, затверджена наказом Мінфіну від 29.12.2015 № 1219.

Списання заборгованості дебіторів відображаємо в облікових регістрах на підставі бухгалтерської довідки. Її форма є типовою та затверджена наказом № 755*.

* Наказ Мінфіну «Про затвердження типових форм меморіальних ордерів, інших облікових регістрів суб’єктів державного сектору та порядку їх складання» від 08.09.2017 № 755.

Запам’ятайте: у разі списання дебіторської заборгованості жодних витрат не виникає і в бухобліку їх показувати не потрібно.

Вкотре зазначимо: за наявності простроченої дебіторської заборгованості установа передусім має вжити всіх можливих заходів для її стягнення з боржника. Зокрема, керівництво установи має забезпечити проведення претензійно-позовної роботи на належному рівні. І тільки якщо такі заходи не дали результату, дебіторську заборгованість, дійсно, можна вважати безнадійною.

Такий висновок свого часу висловило Держказначейство у листі від 31.03.2010 № 15-04/712-5704. Винятком може бути лише прострочена дебіторська заборгованість за розрахунками з контрагентом, ліквідованим без правонаступників.

По-друге, з моменту списання безнадійної «дебіторки» з балансу слід вести її позабалансовий облік на субрахунку 071 «Списана дебіторська заборгованість розпорядників бюджетних коштів». Робити це треба протягом трьох років з моменту списання з балансу (абз. 2 п. 3.5 Порядку № 372). Цей строк відводиться для відслідковування можливості стягнення такої заборгованості у разі зміни майнового стану боржника.

ВАЖЛИВО! Списання безнадійної дебіторської заборгованості з позабалансового обліку проводимо після її погашення або у зв’язку із закінченням строку обліку такої заборгованості

Відображення у звітності. Покажемо, в яких рядках фінансової та бюджетної звітності слід відобразити списання дебіторської заборгованості.

Відображення списання дебіторської заборгованості у фінансовій та бюджетній звітності

Також причини зміни суми фінрезультату необхідно зазначити у Пояснювальній записці до бюджетної звітності (додаток 10 до Порядку № 44).

Розглянемо на прикладі порядок відображення списання дебіторської заборгованості в бухобліку.

Приклад 5. За результатами інвентаризації розрахунків з постачальниками виявлено дебіторську заборгованість, строк позовної давності якої минув, у сумі 7850 грн.

На підставі рішення керівника установи заборгованість списано з балансу з подальшим зарахуванням на позабалансовий облік. Записи до облікових регістрів зроблено на підставі бухгалтерської довідки.

Списання кредиторської заборгованості.

Процедура списання. Загальну процедуру списання кредиторської заборгованості визначено розд. IV Порядку № 372. Так, списання кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув, проводиться щокварталу. З метою визначення кредиторської заборгованості, щодо якої закінчився строк позовної давності, проводять інвентаризацію розрахунків. За її результатами ухвалюють рішення щодо доцільності списання відповідної суми кредиторської заборгованості з балансу установи.

Порядок списання заборгованості перед кредиторами після спливу строку позовної давності подібний до списання безнадійної дебіторської заборгованості. Однак має певні відмінності. Що це за відмінності та який вигляд має алгоритм списання кредиторської заборгованості, показано на схемі нижче.

Алгоритм списання кредиторської заборгованості

Бухоблік. Нагадаємо ключові правила, за якими слід обліковувати та списувати таку заборгованість.

По-перше, для цілей бухгалтерського обліку кредиторська заборгованість вважається зобов’язанням. Це підтверджує термінологія, наведена в НП(С)БО 101*. Так, зобов’язання — це заборгованість суб’єкта держсектору, яка виникла внаслідок минулих подій і погашення якої в майбутньому, як очікується, призведе до зменшення ресурсів суб’єкта держсектору.

* Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку в державному секторі 101 «Подання фінансової звітності», затверджене наказом Мінфіну від 28.12.2009 № 1541.

Визнання та оцінку таких зобов’язань слід здійснювати відповідно до вимог НП(С)БО 128*.

* Національне положення (стандарт) бухгалтерського обліку в державному секторі 128 «Зобов’язання», затверджене наказом Мінфіну від 24.12.2010 № 1629.

По-друге, кредиторську заборгованість слід обліковувати на балансі, тобто на субрахунках обліку зобов’язань, до моменту погашення або до закінчення строку позовної давності. Загальна позовна давність установлена тривалістю в три роки (ч. 1 ст. 257 ЦКУ).

По-третє, після закінчення строку позовної давності кредиторська заборгованість може бути списана з урахуванням вимог Порядку № 372. Зокрема, у разі списання кредиторської заборгованості доведеться відкоригувати результат виконання кошторису — збільшити фінрезультат (за кредитом субрахунку 5512).

Зверніть увагу: у разі списання кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув, дохід не нараховуємо.

Безпосередньо підставою для відображення списання заборгованості в регістрах буде бухгалтерська довідка за типовою формою.

УВАГА! Ведення позабалансового обліку кредиторської заборгованості, списаної з балансу, законодавством не передбачено

Таким чином, на відміну від дебіторської заборгованості, щодо якої минув строк позовної давності, кредиторську заборгованість після списання обліковувати поза балансом не потрібно. Законодавство цього не вимагає.

Відображення у звітності. Покажемо, в яких рядках фінансової та бюджетної звітності слід відобразити списання кредиторської заборгованості.

Відображення списання кредиторської заборгованості у фінансовій та бюджетній звітності

Також причини виникнення простроченої кредиторської заборгованості та підстави для її зменшення необхідно відобразити у Пояснювальній записці до бюджетної звітності (додаток 10 до Порядку № 44).

Розглянемо на прикладі порядок відображення в бухобліку списання кредиторської заборгованості.

Приклад 6. Під час інвентаризації в закладі дошкільної освіти виявлено кредиторську заборгованість за розрахунками з батьками за харчування дітей, строк позовної давності якої минув, у сумі 3500 грн.

За рішенням керівника закладу, оформленим розпорядчим документом, заборгованість списано з балансу. Записи до облікових регістрів зроблено на підставі бухгалтерської довідки.

Висновки

• Інвентаризаційні описи та акти інвентаризації слід заповнювати без помарок та помилок. Виправлення дозволено здійснювати коректурним способом. Ці документи мають бути підписані усіма членами комісії та МВО.
• Головний підсумковий документ, який складають за результатами інвентаризації, — Протокол інвентаризаційної комісії. Цей документ, затверджений керівником установи, є підставою для відображення результатів інвентаризації в бухобліку та фінзвітності.
• Під час проведення інвентаризації потрібно відокремити непридатне для експлуатації майно від придатного. Процедуру списання такого майна з балансу слід починати вже після підбиття підсумків інвентаризації.
• Оприбуткування активів, раніше не врахованих у балансі, супроводжується визнанням доходів спецфонду (субрахунки 7112 або 7211) та поданням Довідки про надходження в натуральній формі.
• Списання нестач слід відображати в бухобліку як вибуття активів. Подальший облік нестач залежить від того, встановлені винуватці чи ні.
• З 04.09.2025 поновлено перебіг строків позовної давності, призупинених через карантин і воєнний стан. З цієї дати відновлено процедуру списання безнадійної дебіторської та кредиторської заборгованості через сплив строку позовної давності.
• У разі списання дебіторської та кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув, слід відкоригувати накопичений фінрезультат.
• Списану дебіторську заборгованість слід обліковувати на позабалансовому субрахунку 071 протягом трьох років з моменту списання з балансу. Натомість вести позабалансовий облік кредиторської заборгованості після її списання не потрібно.

Бюджетна бухгалтерія, листопад, 2025/№ 41