Інвентаризація МШП: чи рахувати те, що вже списано на витрати?

Що таке МШП?

Малоцінні та швидкозношувані предмети (МШП), що використовуються установою не більше одного року або протягом операційного циклу, якщо він більше одного року, для цілей бухгалтерського обліку належать до запасів. Їх облік ведуть на субрахунку 1812 «Малоцінні та швидкозношувані предмети».

Відповідно до Порядку застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затвердженому наказом Мінфіну від 29.12.2015 № 1219,на субрахунку 1812 ведеться облік МШП на складі, в тому числі МШП спеціального призначення, що мають специфічне призначення і обмежене короткотермінове застосування в окремих галузях.

При цьому до МШП належать, зокрема, такі предмети:

• знаряддя лову (трали, неводи, сіті тощо);
• пилки, сучкорізи, троси для сплаву;
• спеціальні інструменти та спеціальні пристосування для серійного і масового виробництва певних виробів або для виготовлення індивідуальних замовлень;
• предмети виробничого призначення, обладнання, що сприяє охороні праці, предмети технічного призначення, які не можуть бути віднесені до необоротних активів;
• господарський інвентар - предмети конторського та господарського облаштування, столовий, кухонний та інший господарський інвентар, предмети протипожежного призначення;
• господарські матеріали, що використовуються для поточних потреб установ (електричні лампи, мило, щітки тощо);
• канцелярське приладдя (папір, олівці тощо);
• інші предмети, зокрема смарт-картки. 

Особливості бухобліку МШП

Хоча МШП належать до запасів, вони мають особливість, яка вирізняє їх від інших видів запасів. А саме, їх вартість списують на витрати одразу після видачі у користування. Але це не означає, що їх утилізують одразу після видачі.

Як передбачено п. 36 Методрекомендацій з бухобліку запасів, затверджених наказом Мінфіну від 23.01.2015  № 11, вартість МШП, що передані в експлуатацію, списується з балансу з подальшою організацією оперативного кількісного обліку таких предметів (крім канцелярського приладдя) за місцями експлуатації і відповідальними особами протягом строку їх фактичного використання. 

Інвентаризація МШП

Оскільки МШП належать до запасів, то їх інвентаризація має проводитися відповідно до п. 4 розд. III Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879, який встановлює порядок проведення інвентаризації запасів.

Так, у пп. 4.1 Положення № 879 визначено, що інвентаризацію запасів проводять за місцями зберігання та окремо за матеріально відповідальними особами. Матеріальні запаси при інвентаризації записують в інвентаризаційні описи за найменуванням із зазначенням номенклатурного номера (за його наявності), виду, групи, сорту, одиниці виміру, ціни, суми та кількості (рахунок, вага або міра), фактично встановлених на дату інвентаризації, та за даними бухгалтерського обліку.

В ході інвентаризації запасів також перевіряють фактичну наявність МШП, які обліковуються в оперативному порядку у матеріально відповідальних осіб, шляхом зіставлення з відомістю оперативного обліку.

Важливо! Інвентаризаційні описи для МШП, виданих у користування, не складають. Якщо під час інвентаризації виявлено нестачу МШП, які обліковуються в оперативному порядку, її оформлюють актом.

Ось і все, що стосується інвентаризації МШП.

Але що робити, якщо буде встановлено нестачу МШП, які обліковуються в оперативному порядку? На жаль, ані Положення № 879, ані інші нормативно-правові документи, не дають відповіді на це запитання.  

За логікою, встановлену нестачу потрібно оформити належним чином та відшкодувати збитки з винних осіб. Але для розрахунку розміру збитків потрібно взяти за основу дані бухобліку про вартість активів. А в бухобліку таких даних немає, оскільки МШП було списано. Звідки взяти такі дані для МШП – невідомо.

До речі, й Типова кореспонденція субрахунків бухобліку, затверджена наказом Мінфіну від 29.12.2015 № 1219, передбачає списання активів з балансу після встановлення нестачі, а не до.

Ось і виходить, що цей ребус ніяк не вирішити. Виявили нестачу, оформили актом та забули. Ну можна ще косо глянути на матеріально відповідальну особу. 

Висновки

• МШП належать до запасів, але мають особливий порядок обліку.
  Їх вартість списують на витрати одразу після передачі в експлуатацію, проте вони фактично можуть використовуватися тривалий час. Після списання з балансу за ними ведуть лише оперативний кількісний облік за місцями використання і відповідальними особами.
• Під час інвентаризації враховують і ті МШП, що списані з балансу.
  Для предметів, що перебувають в експлуатації, інвентаризаційні описи не складають — перевірку здійснюють шляхом звіряння фактичної наявності з даними оперативного обліку.
• Проблема з відшкодуванням нестач МШП.
  Якщо під час інвентаризації виявлено нестачу списаних МШП, нормативна база не визначає, як розрахувати збитки, оскільки вартісні дані вже відсутні в обліку. На практиці складають акт і можуть вимагати відшкодування від винних осіб, але офіційного механізму для цього немає.